Ürün Toplantıları / Tasarım Odaklı Düşünme

Geçenlerde izlediğim bir Ted videosunda bir araştırmadan bahsediliyordu. Bu araştırmaya göre çalışanların büyük çoğunluğu işte çalışamama nedenlerini gün içinde çok fazla sayıda gereksiz toplantı olmasına ve bu toplantılardan hiç verim alamamalarına bağlıyorlardı.

Toplantılarının ve grup çalışmalarının etkin ve etkili olamama sebepleri;

Grubun hızının gruptaki en düşük hızlı kişinin hızında olması,

İnsanların karşısında komik gözükme korkusundan görüş bildirmekten çekinenler olması,

Bir kişinin diğerlerini sürekli olarak bloke etmesi olarak özetlenebilir.

Tüm bu maddelere çare olur mu bilmem ama özellikle ürün odaklı toplantılardan daha fazla verim almayı sağlayacak, katılımcıları katkıda bulunmaya teşvik edecek, toplantı sürelerini kısaltacak bir yol var. O da toplantıları önceden tasarlamaktan ve en kısa toplantıda bile tasarım odaklı düşünme metodlarını kullanmaktan geçiyor. Bunun için ihtiyaçlar listesinin başında da toplantı moderatörü / tasarlayıcısı olmaya gönüllü birisini bulmak var.

Peki toplantıyı tasarlamak ne demek? Öncelikle toplantıyı düzenleyecek kişilerin “toplantı moderatörlerinin” toplantıyı da adeta bir toplantı katılımcısı yolculuğu gibi görmesi, tüm toplantı konularını kapsayacak bir yapı çıkarması, sonrasında ise toplantı boyunca katılımcıların bu kurguda kalmalarını sağlayacak tasarım odaklı düşünme oyunlarını doğru yerde, (katılımcıları da çok baymadan) kullanmaları gerekecek. Unutmadan belirtmek gerek. Buradaki amaç toplantıyı bir workshopa çevirmek değil, bir kaç nokta atışı oyun ve güzel bir toplantı kurgusu ile hem insanların sıkılmasını engellemek hem de toplantıyı monotonluktan çıkarıp verimi arttırmak.

Bunları yapmak hiç de konunun profesyoneli olmayı gerektirmiyor. Aşağıdaki adımları izlerseniz siz de bir sonraki toplantınızı rahatlıkla workshop tadında yapabilirsiniz.

Klasik toplantı gündemi oluşturun.

Toplantınıza kaç kişi katılacak?

Bu toplantının ana konuları/hedefleri nelerdir?

Bu ana hedefler alt daha küçük hedeflere ayrılabiliyor mu? Ayrılabiliyorsa ayırın.

Toplantı ne kadar sürecek?

Toplantınızda en çok neye odaklanıyorsunuz? Toplantı sonucunda nasıl bir çıktıya ulaşmanız gerekiyor? Belirleyin.

Ürün toplantıları genellikle aşağıdaki başlıklarda ilerliyor. Sizin toplantınız en çok hangi kategoriye yakın belirleyin.

Fikir geliştirme

Hedef, strateji belirleme

Önceliklendirme /karar verme

Fikir, tasarım, bulgu değerlendirme / yorumlama

Paydaşları aynı noktaya getirme

Planlama

Şu kitapları satın alın.

Gamestorming

101 Design Methods: A Structured Approach for Driving Innovation in Your Organization

Kişi sayısı ve toplantı kategorinize uygun, sizin toplantı gündeminize uyuşan bir iki oyunu seçin ve hazırlıklarınızı tamamlayın. İşte hazırsınız.

Örneğin;Tüm fikirlerin, soru cevap şeklinde konuşulduğu tartışıldığı bir klasik önceliklendirme / karar verme toplantısının sonunda 5 dakika bir oylama oyunu yaptırın ve en çok oy alan fikri çıkaranı ödüllendirin. (detaylı bilgiye gamestorming kitabından ulaşabilirsiniz)

Özetle;

Tasarım odaklı düşünme workshoplarında amaç, kimsenin düşünemediği en yaratıcı ve en farklı fikirleri pos-itler yardımıyla (!) grup olarak bulmak değildir. Neticede ünlü düşünürler ve buluşçular en iyi fikirlerini fikir geliştirme seanslarında bulmadılar. Aslında tasarım odaklı düşünmenin en etkin ve etkili olduğu nokta; durumları, konuları düzenlenmek, kategorize etmek, sınıflandırmak ve çözüm, fikir önerilerini olabildiğince arttırmaya çalışmak, derli toplu aksiyon alınabilir bir çıktı elde etmektir. Tam da iş toplantıların çoğundan çıktı olarak beklediğimiz gibi..

-